（2014年6月9日区政协机关办公会议通过）
为贯彻落实党的群众路线教育实践活动的要求，切实改进会风，规范区政协会议组织工作，增强各类专项会议的实效性，特制订本流程。
一、专项会议的范围
专项会议一般是指涉及全委当年重点工作，需要各处室共同配合完成的各类会议。具体如下：
1、每年区委与区政协协商会
2、全体委员培训会
3、年度议政会
4、年度专题协商会
5、年度理论研讨会
6、双周协商座谈会
7、年度信息工作会
8、年度地区政协委员活动小组工作会
9、年度界别工作会
10、“两会”前全国政协委员、市政协委员座谈会
政协全会、常委会议、主席会议、秘书长会议由办公室另行制定相应的会议组织流程；各专委会、界别、咨议小组的座谈、研讨等日常履职性质的会议不在此范围；区政协按照上级要求承办的临时性会议以及各专委会不定期召开的临时性专项会议的组织工作参照本流程执行。
二、组织流程
1、审定会议有关事项。会议召开前由会议牵头组织处室（以下简称“牵头处室”）提出会议主题、会议议程、参会人员、会期等，提交区政协驻会主席办公会议、党组会议或机关办公会研究确定。议政会、专题协商会和理论研讨会的上述事项还需经区政协秘书长会议或主席会议研究确定。
2、通知参会人员。需区领导出席的会议，由牵头处室提出拟邀请领导的名单，提前一周交办公室统一发邀请函。其他参会单位和参会人员由牵头处室根据会议需要确定、通知、落实。议政会、专题协商会等需邀请多个区属单位领导参会的，由牵头处室提出具体名单，交办公室协调区委办、区政府办统一通知、落实。全体委员培训会，由专委会工作五室负责短信通知和协调汇总，各专委会工作室负责反馈、落实。
报告人、授课人等需要安排接送的，一般由牵头处室负责，如遇车辆限号等特殊情况，由办公室安排车辆，牵头处室安排人员接送。
3、会议签到。全体委员培训会、议政会、专题协商会等由各专委会工作室负责本专委会参会委员的签到；其他会议由牵头处室负责签到。各处室应将本室负责的签到情况，按《政协北京市海淀区委员会关于海淀区政协委员履职服务与管理补充办法（试行）》的要求，经本室主管领导审核后，于会议召开次日交专委会工作五室登记存档。
4、会议材料印制。会议材料原则上由牵头处室自行印制，内容多、数量大的，可交由中海印刷厂印制。经印刷厂排版后的文字校对工作由牵头处室完成。所有会议材料须双面印刷。
5、会议物品和设备准备。会议桌上要摆放桌签、会议议程、参会人员名单以及空白纸张，根据实际需要摆放相关会议材料。
参会区领导、区属单位、各民主党派的桌签由办公室提供，其他参会人员桌签由牵头处室自行打印。
会标通过PPT或电子屏显示。会标和PPT的内容、播放需求由牵头处室提供给办公室，并同步告知预订会议室、订餐需求等事宜，由办公室提前协调物业、工程、餐厅等部门落实。
会议所需桌签纸、签架、计时器、播放PPT的电脑、录音笔、纸张等物品由办公室提供。
6、会场布置。会议召开前1天，由办公室配合牵头处室布置会场，包括桌签和会议材料摆放以及话筒、电子屏、PPT播放设备调试等。
7、会议服务。全体委员培训会、议政会、专题协商会、理论研讨会等会议召开前，由秘书长主持召开协调会，明确会议期间各处室和机关干部的岗位、职责、到岗时间等，由各处室负责人通知相关干部，办公室以短信方式提醒机关干部到岗时间；会议当天秘书长为总协调人，牵头处室、办公室负责人负责会场协调；会议期间的新闻宣传、计算机和网络技术支持由专委会工作六室负责。
其他会议原则上由牵头处室自行做好会中服务、协调和组织工作。
8、新闻报道。牵头处室需提前2天告知专委会工作六室，协调安排媒体报道事宜。
9、信息报送。牵头处室原则上应在会议结束当天或次日（次日为休息日或法定节假日的顺延至假期结束后第1个工作日）向专委会工作六室提供会议信息，由六室上传至政协网站。因合理事由需要延长信息报送时间的，需报秘书长批准，最迟不超过会议结束后的第3个工作日。
10、会议成果报送。会议结束后需向区委、区政府报送会议成果的，由牵头处室报主席或主管主席审定，经秘书长核准后签发，由办公室统一行文报送。按照文责自负的原则，提供给办公室的文字材料必须是经过审定的最终版本。
11、档案留存。会议产生的档案材料由牵头处室负责收集，将电子版及1套纸质材料交办公室存档。
三、组织分工
1、全体委员培训会由专委会工作五室牵头组织。
2、区委与政协的协商会、年度议政会由办公室牵头组织。
3、年度专题协商会根据协商主题由相应的专委会工作室牵头组织。
4、年度理论研讨会由研究室牵头组织。
5、双周协商座谈会根据协商主题和内容由相应的专委会工作室牵头组织。
6、年度信息工作会由专委会工作六室牵头组织。
7、年度地区政协委员活动小组工作会和年度界别工作会由专委会工作一室牵头组织。
8、“两会”前的全国政协委员、市政协委员座谈会由办公室牵头组织，专委会工作五室配合通知、落实参会委员。
四、其他事宜
1、各项会议文字材料格式要统一，具体参照区委关于公文格式的有关要求。
2、要坚持节俭、高效办会的原则。严格控制会议材料的印制，可印可不印的材料一律不印；严格控制会议发言时间，原则上每个发言人时间不超过8分钟。
3、由办公室提供的会议桌签、纸、笔、电脑、计时器、录音笔等会议物品会后由牵头处室负责回收并交还办公室。
